Dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi pembiayaan di fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP), Kementerian Kesehatan bersama BPJS Kesehatan menerapkan sistem Kapitasi Berbasis Kinerja (KBK). Sistem ini mendorong FKTP untuk memberikan layanan promotif dan preventif secara optimal, dengan insentif tambahan berdasarkan capaian kinerja.
Namun, dalam praktiknya, banyak FKTP mengalami tantangan dalam proses ,monitoring capaian KBK. Hal ini mengakibatkan kinerja tidak tercatat dengan benar, dan insentif yang seharusnya diterima menjadi tidak maksimal. Artikel ini akan membahas kesalahan umum yang terjadi dalam Monitoring Capaian Kapitasi Berbasis Kinerja FKTP serta strategi untuk mengatasinya secara efektif.
-
Kurangnya Pemahaman terhadap Indikator KBK
Minimnya pemahaman tim manajemen dan tenaga FKTP secara menyeluruh terhadap manajemen utilisasi layanan dapat memengaruhi optimalisasi ketercapaian indikator KBK.
-
Aspek Tinjauan Utilisasi yang Berkaitan dengan Indikator KBK yang Wajib Dipahami
Berdasarkan skema KBK, indikator yang umumnya perlu diperhatikan pada utilization review layanan BPJS Kesehatan di FKTP terdiri atas:
- Frekuensi kontak tidak langsung pada kunjungan sakit dan kunjungan sehat berdasarkan platform yang digunakan
- Sebaran poli dan FKRTL yang dituju untuk rujukan vertikal
- Cakungan kunjungan prolanis aktif
- Tingkat kepatuhan dokter terhadap peresepan obat yang mengacu pada Formularium Nasional (Fornas)
Ketidaktahuan terhadap indikator ini membuat pencatatan dan pelaporan tidak akurat, sehingga mempengaruhi capaian skor KBK bulanan FKTP.
-
Solusi: Pelatihan Rutin dan SOP Internal
Agar seluruh staf paham, FKTP perlu mengadakan pelatihan rutin minimal 3 bulan sekali. Selain itu, SOP internal untuk pengisian data harus diperjelas dan disosialisasikan secara menyeluruh. Kolaborasi lintas profesi antara dokter, petugas administrasi, dan tenaga promosi kesehatan sangat penting dalam memahami indikator-indikator ini secara menyeluruh.
-
Kegagalan dalam Pencatatan dan Pelaporan Data
Proses monitoring capaian sangat tergantung pada kualitas pencatatan dan pelaporan data. Banyak FKTP masih mencatat secara manual atau menggunakan sistem informasi yang belum terintegrasi penuh.
-
Kesalahan yang Umum Terjadi
- Pengisian data kunjungan yang tidak lengkap
Contohnya, pasien datang untuk layanan prolanis namun tidak dicatat sebagai kunjungan prolanis, kontak tidak langsung seperti kunjungan online tidak dihitung sebagai kunjungan sakit atau kunjungan sehat, atau input data kunjungan tidak tuntas sampai entry pelayanan.
- Tidak adanya pelaporan kunjungan promotif preventif secara spesifik
Misalnya, skrining hipertensi, diabetes, atau deteksi dini kanker serviks tidak dicatat terpisah.
- Keterlambatan pelaporan ke aplikasi P-Care BPJS Kesehatan
Kesalahan ini menyebabkan indikator tidak terbaca sistem, sehingga memengaruhi capaian KBK secara langsung.
-
Solusi: Gunakan Sistem Informasi Klinik yang Terintegrasi
Menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Klinik yang memiliki Electronic Medical Record (EMR) yang terintegrasi dengan P-Care BPJS dapat membantu mempercepat, mempermudah, dan meminimalisir kesalahan pencatatan. Pastikan sistem yang digunakan juga memiliki dashboard monitoring KBK secara otomatis sehingga manajemen dapat segera mengambil tindakan korektif.
Contoh aplikasi klinik seperti Medeva.tech yang telah ter-bridging dengan PCare, Antrean Online, dan i-Care. Medeva.tech menyediakan fitur real-time dashboard capaian KBK per indikator, pencatatan kunjungan promotif-preventif, fitur khusus Komunitas untuk memudahkan dokumentasi kegiatan klub Prolanis, serta kemudahan melakukan rujukan ke FKRTL jika diperlukan dan berbagai fitur lainnya yang mendukung pengelolaan capaian KBK yang lebih optimal untuk FKTP mitra BPJS Kesehatan.
-
Minimnya Monitoring Internal Secara Berkala
FKTP yang tidak rutin memantau capaian KBK-nya sendiri cenderung kehilangan peluang perbaikan dini. Tanpa self-monitoring, data baru akan dianalisis saat evaluasi dari BPJS keluar, yang seringkali sudah terlambat untuk dikoreksi.
-
Mengapa Monitoring Internal Penting?
Monitoring internal secara berkala memungkinkan:
- Analisis tren terhadap capaian
- Identifikasi indikator yang bermasalah
- Rencana aksi cepat dari tim khusus KBK di internal FKTP
Tanpa data ini, pengambilan keputusan menjadi tidak berbasis bukti (evidence-based), dan kesalahan yang sama akan terus berulang.
-
Solusi: Bentuk Tim KBK di Internal FKTP
Setiap FKTP wajib membentuk tim KBK yang fokus pada monitoring data KBK. Tim ini terdiri dari dokter penanggung jawab, perawat, analis data, dan manajemen. Tugas utama mereka adalah:
- Melakukan evaluasi mingguan dan bulanan terhadap capaian indikator KBK
- Membuat laporan gap analysis antar indikator
- Menyusun rekomendasi perbaikan layanan dan operasional klinik
Dengan sistem ini, setiap FKTP bisa meningkatkan performa layanan dan pencapaian KBK secara simultan.
-
Tidak Adanya Komunikasi Efektif antar Tim Pelayanan
Komunikasi adalah kunci dalam sistem pelayanan kesehatan yang kompleks. Banyak FKTP mengalami hambatan capaian KBK karena kurangnya alur komunikasi antara tim medis dan tim administrasi.
-
Contoh Kasus
- Petugas administrasi tidak diberitahu bahwa kunjungan pasien adalah bagian dari kegiatan klub Prolanis.
- Dokter tidak menginformasikan hasil skrining yang seharusnya dicatat sebagai kegiatan promotif-preventif.
- Penerbitan rujukan baru sebelum 90 (sembilan puluh) oleh tenaga administrasi karenaa diminta oleh pasien untuk rujukan internal atau pindah FKRTL
-
Solusi: Rapat Koordinasi Tim Pelayanan
Solusi yang dapat diterapkan:
- Mengadakan rapat koordinasi antar tim seminggu sekali
- Menetapkan notulen dan tugas mingguan untuk setiap indikator KBK
- Menggunakan grup WhatsApp khusus untuk koordinasi cepat
Komunikasi yang lancar akan memastikan bahwa semua kegiatan yang berkontribusi terhadap indikator KBK tercatat dengan benar dan tepat waktu.
-
Tidak Mengikuti Update Kebijakan BPJS atau Kemenkes
Kebijakan mengenai KBK dan indikatornya terus mengalami perkembangan. FKTP yang tidak mengikuti perubahan ini berisiko melakukan pencatatan berdasarkan regulasi lama yang sudah tidak berlaku.
-
Dampak dari Tidak Update Kebijakan
- Terlambat menyesuaikan program layanan dengan kebijakan baru
- Perubahan sasaran tidak diantisipasi
Hal ini bisa menyebabkan nilai KBK anjlok tanpa disadari oleh pihak manajemen.
-
Solusi: Ikuti Webinar, Sosialisasi, dan Buletin Resmi
Manfaatkan kanal informasi resmi seperti:
- Website BPJS Kesehatan (https://bpjs-kesehatan.go.id)
- Dinkes kabupaten/kota
- Webinar atau pelatihan oleh yang diselenggarakan oleh Organisasi Profesi atau Asosiasi FKTP
Selain itu, buatlah penanggung jawab khusus di FKTP untuk mengikuti dan menyampaikan ringkasan update setiap bulan ke seluruh staf.
-
Tidak Mengedukasi Pasien sebagai Subjek Utama KBK
Pasien adalah pihak yang berinteraksi langsung dengan layanan klinik. Namun, masih banyak FKTP yang tidak mengedukasi pasien tentang pentingnya kunjungan rutin, urgensi rujukan ke FKRPT, pentingnya kehadiran dalam kegiatan klub Prolanis, dan skrining kesehatan sebagai bagian dari KBK.
-
Masalah yang Muncul
- Pasien tidak datang untuk layanan lanjutan karena merasa sudah sembuh
- Peserta Prolanis enggan mengikuti pemeriksaan diagnostik yang sebetulnya penting dalam pemantauan status kesehatan peserta prolanis terkendali karena merasa tidak penting
- Tidak melakukan perluasan titik edukasi promotif-preventif karena merasa capaian kunjungan sakit lebih utama
-
Solusi: Edukasi Pasien secara Konsisten
Gunakan berbagai kanal edukasi:
- Poster di ruang tunggu
- Edukasi langsung saat kunjungan sakit atau sehat
- Pesan WhatsApp blast berkala
- Video edukatif di layar TV klinik
Dengan pasien yang paham, frekuensi kunjungan dan partisipasi dalam kegiatan promotif akan meningkat, membantu capaian KBK.
Beralih ke Medeva Sekarang!
Sudah siap membawa klinik Anda ke era digital? Dengan Rekam Medis Elektronik (RME) dari Medeva, Anda dapat mengelola data pasien dengan lebih cepat, aman, dan efisien. Hilangkan risiko kesalahan pencatatan, tingkatkan kualitas perawatan, dan optimalkan operasional klinik Anda. Coba demo gratis selama 14 hari sekarang juga dan rasakan langsung manfaatnya! Klik di sini untuk memulai transformasi digital klinik Anda sekarang!
Sumber
- BPJS Kesehatan. (2023). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Kapitasi Berbasis Kinerja FKTP Tahun 2023. https://bpjs-kesehatan.go.id
- Kementerian Kesehatan RI. (2022). Pedoman Pelayanan FKTP dalam Program JKN. https://kemkes.go.id
- Dinkes DIY. (2023). Evaluasi KBK FKTP. https://dinkes.jogjaprov.go.id
- HIMKES (2023). Manajemen Kendali Mutu dan Biaya untuk FKTP. https://himkes.or.id